اگر چه این روزها با استفاده از اتوماسیون و ذخیره بسیاری از فایل ها روی کامپیوتر نیاز به ساید و فایل کمتر شده ولی همچنان در همه دفاتر کم و بیش استفاده می شوند و در بسیاری از مشاغل هم که با اسناد و مدارک به صورت فیزیکی سر و کار زیادی دارند به همان قوت قبلی مورد نیاز هستند. در این مطلب به تفاوت های این دو اشاره می کنیم و نحوه استفاده بهینه از آنها در محیط کار و حتی خانه را مرور می کنیم.
تفاوت فایل و ساید
این دو با هم تفاوت هایی دارند. معمولا فایل به صورت های دو کشو و سه کشو و چهارکشو به صورت مستقل و صرفا برای بایگانی پوشه ها مورد استفاده قرار می گیرد. گر چه گاهی هم ممکن است فایل بخشی از میز باشد و جای پایه را بگیرد. در گذشته فایل ها معمولا به صورت فلزی یا چوبی بسیار ساده طراحی می شدند و انتخاب زیادی برای خریدار وجود نداشت. گر چه امروزه هم در کشور ما تقریبا همین روال ادامه دارد ولی در فضای کلی دکوراسیون مدرن اداری فایل ها با تنوع و زیبایی بیشتری عرضه می شوند. ساید داستانش کمی متفاوت است. بسیاری از میزها دارای ساید هستند و این بخش هم به عنوان جزئی ازسطح جانبی میز به کار می رود و هم فضای بایگانی. ساید لزوما برای نگهداری پوشه نیست بلکه فضایی برای تنوع بیشتری از وسایل بایگانی مثل زونکن و کتاب و کاتالوگ در اختیار می گذارد. این متداول ترین روش استفاده از ساید است . اما ساید هم به صورت جداگانه و مستقل استفاده دارد. در بسیاری از موارد ساید را به عنوان امکانی برای قرار دادن پرینتر و اسکنر هم استفاده می کنند و از کشوها و طبقات زیری نیز برای کاغذ و سایر ملزومات استفاده می شود.
استفاده مطلوب از آنها
حالا بحث کاربرد حرفه ایشان به میان می آید. با گشتی در اینترنت با دستورالعمل های متعددی برای این کار مواجه می شوید. مهمترین نکاتی که در اغلب این دستورالعمل ها گفته می شود به شرح زیرند:
۱. ساید و فایل دم دستتان انباری نیست. سعی کنید با دور ریختن یا انتقال اسنادی که دیگر به آنها احتیاجی ندارید آنها را خلوت و کاربردی نگه دارید.
۲. دسته بندی اسناد را جدی بگیرید. قراردادها و سندهای مهم را نباید در میان مکاتبات و پوشه های کم اهمیت تر بگذارید. اسنادی را که در آنها می گذارید بر اساس اهمیتشان در فضاهای جداگانه قرار دهید. دوره زمانی که نیاز به دسترسی به سند پیدا می کنید هم می تواند مبنای خوبی برای دسته بندی باشد. رسیدها و قبض هایی را که به زودی به آنها احتیاج خواهید داشت جدا بگذارید.
۳. بعد از دسته بندی کلی، طبقه بندی اسناد با روش مناسب بسیار مهم است. این روش می تواند استفاده از رنگ باشد یا شماره گذاری زونکن ها و پوشه ها و نامگذاری الفبایی یا استفاده از ترتیب تاریخی. مهم این است که با ساده ترین روشی که متناسب با کارتان است دسترسی به زونکن، پوشه یا هر سند دیگر مورد نظرتان را آسان کنید.
۴. به میزان مصرفتان از این دو توجه ویژه داشته باشید و اگر فضای بیشتری نیاز دارید حتما به تعدادشان بیفزایید. البته استفاده از کمد و طبقه بندی هم امکان خوبی است که در کنارش می تواند به کمکتان بیاید.
جانی دوباره در فایل و ساید قدیمی بدمید
اگر امکان خرید فایل و ساید جدید ندارید و از ظاهر خسته آنها شما هم خسته شده اید دست به کار شوید و آنها را بازسازی کنید. روش های بسیاری برای این کار وجود دارد. از استفاده از رنگ و شابلون گرفته تا استفاده از کاغذ دیواری و کاغدهای مخصوص پشت چسب. از شما چه پنهان حتی از کاغذ کادو هم برای این منظور می توانید استفاده کنید. گاهی فایل و کابینت ها با این روش آنقدر زیبا می شوند که دلتان می خواهد برای خانه تان هم از آنها استفاده کنید. عکس های زیر ساید و فایل های بازسازی شده با این روش ها را نشان می دهند.
